4 dingen die je niet moet vergeten als je een evenement organiseert
Ben je van plan om een evenement te organiseren? Dan moet je van alles regelen. Doordat er zoveel op jou afkomt, kan het gebeuren dat je iets vergeet. Hier zit je uiteraard niet op te wachten. Daarom bieden wij jou de helpende hand. In deze tekst zetten wij 4 dingen op een rijtje die je niet moet vergeten als je een evenement organiseert.
1. Munten
Op een evenement komen doorgaans behoorlijk wat mensen af. Om het jezelf makkelijk te maken, laat je bezoekers betalen met munten. Als je met munten werkt, bepaal je van tevoren hoeveel munten het eten en drinken op het evenement kost. Kies altijd voor ronde muntenaantallen, zodat bezoekers alleen maar gepast kunnen betalen. Hierdoor hoef je geen muntjes terug te geven en dat maakt het voor het barpersoneel een stuk makkelijker. Vergeet niet de prijzen voor het eten en drinken op verschillende plekken op te hangen. Op deze manier is het voor iedereen duidelijk hoeveel munten iets kost.
2. Polsbandjes
In Nederland moet je minimaal 18 jaar oud zijn om alcohol te kopen. Deze regel geldt niet alleen in de supermarkten en in de horeca, maar ook op evenementen. Komen er jongeren van onder de 18 jaar op jouw evenement af? Vergeet dan niet om polsbandjes te kopen. Kies bij voorkeur voor twee kleuren polsbandjes. Eén van de kleuren gebruik je voor 18-minners, de andere kleur voor 18-plussers. Deel de bandjes niet uit, maar doe ze bij de ingang direct om. Instrueer jouw barpersoneel goed over welke kleur wel en welke kleur geen alcohol mag kopen. Op deze manier voorkom je misverstanden.
3. Garderobenummers
Bij het organiseren van een evenement gaat de aandacht vaak uit naar de hoofdzaken. Randzaken worden hierdoor vaak vergeten. De garderobe is hier een goed voorbeeld van. Bij sommige evenementen is de garderobe een grote puinhoop. Hier zit je uiteraard niet op te wachten, want dit kan jou veel negatieve publiciteit opleveren. Om alles in goede banen te leiden, raden wij jou aan om garderobenummers te gebruiken. Voorzie ieder haakje van twee nummers en geef één nummer mee aan de bezoeker die zijn jas ophangt aan het betreffende haakje.
4. Beveiliging en EHBO
Organiseer je een evenement dat niet bijzonder groot is? Dan denk je misschien dat beveiliging en EHBO overbodig zijn. Toch is dit iets wat je altijd moet regelen, hoe klein jouw evenement ook is. Vaak moet er zelfs een bepaald aantal beveiligers en EHBO’ers aanwezig zijn op het evenement. Als je dit niet regelt, krijg je vaak niet eens een vergunning. Besteed je de beveiliging en EHBO uit? Dien dan op tijd een aanvraag in. Op deze manier voorkom je dat er straks een tekort aan beveiligers en/of EHBO’ers is, waardoor jouw evenement niet door kan gaan.